Privacyverklaring
GEOSHARQ is een kaartgebaseerde locatiescanner voor woningbouw. De applicatie bevindt zich in een pilotfase en is uitsluitend beschikbaar voor een klein aantal aangewezen organisaties. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt, waarvoor, en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk
GEOSHARQ wordt in deze pilotfase aangeboden door de maker en beheerder van GEOSHARQ (hierna: “de aanbieder”). De aanbieder is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden genoemd, tenzij anders aangegeven. Vragen over privacy kunt u stellen via de vaste contactpersoon die uw organisatie voor de pilot heeft.
2. Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om de applicatie te laten werken:
- Accountgegevens: uw naam, zakelijke e-mailadres, organisatie en rol. U logt in met een eenmalige link die wij naar uw e-mailadres sturen; GEOSHARQ slaat geen wachtwoorden op. Wij bewaren wanneer u voor het laatst inlogde en welke versie van de voorwaarden u heeft aanvaard.
- Gebruiksstatistieken op dagniveau: aantallen opgevraagde schermen en geopende dossiers per gebruiker per dag. Zoektermen worden niet vastgelegd.
- Gebruiksmeting van de schermen: welke onderdelen u opent en welke locatie u bekijkt, gekoppeld aan uw account (zie sectie 6).
- Een logboek van handelingen rond accounts: uitnodigingen, rolwijzigingen en wijzigingen in het abonnement, met wie de handeling deed en wanneer.
- Inhoud die u zelf invoert: notities, logboekregels (met uw naam en tijdstip), status- en eigendomsvelden bij portfolioposities en documenten die u uploadt.
- Technische loggegevens die kortstondig nodig zijn voor beveiliging en foutopsporing.
- Een contactaanvraag via de locatiecheck op geosharq.nl: naam, e-mailadres, het adres dat u controleerde en, als u die invult, telefoonnummer en bericht. Wij gebruiken die alleen om contact met u op te nemen over die locatie en verwijderen ze binnen een jaar als er geen vervolg komt. Staat de locatiecheck op de website van een andere organisatie, dan is die organisatie verwerkingsverantwoordelijke en geldt haar privacyverklaring.
3. Gegevens over anderen die u zelf invoert
In vrije velden (zoals “eigenaar” en “contact” bij een positie, notities en het logboek) kunt u gegevens over derden vastleggen, bijvoorbeeld over grondeigenaren. Voor die gegevens is uw eigen organisatie verwerkingsverantwoordelijke: u bepaalt zelf wat u invoert en dient daarvoor een geldige grondslag te hebben. GEOSHARQ controleert of verifieert deze invoer niet en toont haar alleen binnen uw eigen organisatie.
4. Waarvoor en op welke grondslag
Wij gebruiken de gegevens uitsluitend om de pilotafspraken met uw organisatie uit te voeren (toegang, functionaliteit, ondersteuning) en op grond van ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, misbruikpreventie en verbetering van de applicatie.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketing, verkopen ze niet aan derden en stellen geen profielen van personen op.
5. Met wie wij gegevens delen
Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die nodig zijn om de applicatie te laten draaien:
- Microsoft Azure: hosting van de applicatie en de database, binnen de Europese Unie.
- Brevo (Frankrijk, binnen de Europese Unie): verstuurt de inloglink, uitnodigingen en meldingsoverzichten naar uw e-mailadres.
- AI-taalmodellen van externe aanbieders: GEOSHARQ legt openbare beleids- en omgevingsdocumenten ter duiding voor aan een taalmodel. Dat geldt ook voor documenten die uw organisatie zelf aanlevert, tenzij u die als vertrouwelijk markeert: die gaan niet naar een externe aanbieder. De assistent bij een locatie ontvangt de gegevens van die locatie en uw vraag, zonder de inhoud van uw eigen documenten. Uw notities en eigendomsgegevens worden hiervoor niet gebruikt.
- PostHog (EU-hosting, Frankfurt): bezoekersstatistiek van de publieke website (cookieloos en zonder IP-opslag) en gebruiksmeting van de applicatie, inclusief opnames van uw schermgebruik (zie sectie 6).
- Openbare databronnen (zoals PDOK en CBS) ontvangen geen persoonsgegevens van ons, met uitzondering van het adres of de zoekterm die u zelf intypt bij het zoeken op de kaart.
6. Cookies, lokale opslag en websitestatistiek
GEOSHARQ gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. De inlogdienst plaatst een functionele sessiecookie; daarnaast bewaart uw browser lokaal enkele voorkeuren (zoals de laatst gelezen versie-informatie).
Op de publieke website geosharq.nl meten wij hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina's zij lezen. Dat gebeurt met PostHog, in de cookieloze modus: er wordt niets op uw apparaat opgeslagen — geen cookie, geen lokale opslag. Bezoeken worden herkend via een versleutelde, dagelijks wisselende berekening op de servers van PostHog, waaruit uw identiteit niet is te herleiden. Uw IP-adres wordt niet opgeslagen. Wij gebruiken deze cijfers alleen om de website te verbeteren, niet om personen te volgen of te profileren.
In de applicatie zelf meten wij, ook met PostHog, hoe de schermen worden gebruikt: welke onderdelen u opent, welke knoppen u gebruikt en waar u vastloopt. Daarbij wordt uw account (naam en e-mailadres) aan de meting gekoppeld en wordt uw schermgebruik opgenomen als een afspeelbare sessie. Tekst op het scherm en wat u typt, wordt in die opnames onleesbaar gemaakt: wij zien waar u klikt, niet wat er staat. Uw IP-adres wordt ook hier niet opgeslagen. De meting gebruikt lokale opslag in uw browser om uw sessie te herkennen; er worden geen advertentie- of volgcookies geplaatst. Doel is uitsluitend het verbeteren van de applicatie in de pilot; opnames worden na dertig dagen automatisch verwijderd. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkbare applicatie; wilt u niet dat uw gebruik wordt opgenomen, laat het ons weten via het feedbackformulier of per e-mail en wij zetten de opname voor uw account uit.
7. Bewaartermijnen
Gegevens worden bewaard zolang de pilot loopt. Na afloop van de pilot worden accountgegevens en ingevoerde inhoud binnen drie maanden verwijderd of — op verzoek — aan uw organisatie overgedragen, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken. Back-ups met verwijderde gegevens worden volgens een vast schema overschreven.
8. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld, toegang is rolgebaseerd en gegevens van verschillende organisaties zijn op databaseniveau strikt van elkaar gescheiden. Alleen de beheerder van de applicatie heeft technisch toegang tot de opgeslagen gegevens.
9. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van uw persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Neem daarvoor contact op via de vaste contactpersoon van uw organisatie. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Omdat GEOSHARQ in een pilotfase zit, kan deze verklaring wijzigen. De actuele versie is altijd in de applicatie te vinden; bij belangrijke wijzigingen informeren wij uw organisatie.